時間管理

はじめに

「日々の仕事や家事等に追われて、自分のやりたいことが何にもできない!」

と嘆いている人は多いのではないでしょうか?

 

やりたいことができないのは

作業を非効率な方法でやっている。

・Excel等で入力すれば、自動で集計してくれるのに、いちいち電卓をたたいて計算している。

(電卓はたたき間違いが起きる)

・郵送提出できる書類を、わざわざ持参提出する。

(自分の人件費  >  郵送料 + 自分の作業時間分の人件費)

 

惰性で続けている。

・強制参加の定期的な飲み会

・お中元、お歳暮

・年賀状

 

こういった、流れでやってしまっていることってないでしょうか。

 

見直しをしてみる

今まで考えなしに当たり前にやっていたことを「本当にこれでいいんだろうか?」と疑問をもって見直すことが大切で、自分が今やっていることで違和感を感じていることがあれば、一度洗い出しをしてみましょう。そして、見つかった無駄なことを完全にやめられないか、やめられないのであれば、時間を短縮できる方法はないのか検討しましょう。

 

例えば、最近は便利な家電や、アプリ等がありますので、こういったものを仕事や、勉強、家事等に利用するというのも一つの解決策となります。

 

私は、税理士事務所に勤務していますので、会計の入力作業が仕事としてあります。経験がある方は分かるかもしれませんが、ある程度の経験や知識がある人であれば、誰が入力をしても、それなりのものはできるわけで、ここで違いを出すのは難しく、私はあまり入力作業に重きを置いていません。

 

お客様にとっても、税理士事務所が入力作業要員としてではなく、新しいことを提案してくれる存在であるほうが、価値があると考えていただけると思っています。(お客様によってはそうでない場合もあります。)

 

そういった考えから、私は自動で入力作業が進む「クラウド会計」というネット上のサービスをおすすめしています。

 

「クラウド会計」は最初の設定や、毎月のチェック等は欠かせませんが、使い方次第では、入力作業の7~8割くらいは自動で処理をしてくれますので、リアルタイムに会社の経営成績が知りたいと考えている場合には、非常に大きなメリットがあります。

 

また、大学院では毎回授業で研究の成果を報告するために、レジュメ等を作成するのですが、全てwordに打ち込んでいたのでは時間がかかりすぎるので、スマホアプリの「Google keep」を使って音声で文字起こしをしたり、「Office Lens」を使ってカメラから文字を起こしたりします。

 

つまり、端的に言えば「やらなくていいことは、やらない。」という選択をするように心がけています。

 

こういったものは探せばいくらでもありますので、やめられること・効率化できることはないか常に考え、いいなと思ったもの、おもしろそうだなと思ったものはどんどん試して、取り入れていきましょう。

 

予定を共有する

紙の手帳を使ってスケジュール管理してるという人は多いと思いますが、紙よりもアプリ等を使った方が効率化が進みます。

 

私はスケジュール管理のために「Google カレンダー」を使っているのですが、Google カレンダーは、スマホからでも、PCからでも、アクセスできますので、紙の手帳の様に物理的な制約がないことが特徴です。また、他の人とスケジュールが共有できるということも特徴です。

 

スケジュールの共有は、アカウントを持っていれば、誰とでもできますし、私は家族と予定の共有をしています。

そうすることで、予定の行き違いもなくなりますし、いちいち連絡する手間が省けます。

 

おわりに

やりたいことをやるためには、どうにかして時間を作ることが必要になっていきます。

そのためには、今まで当たり前にやっていたことがに対して疑問を持ち、

必要ないと判断したことは、勇気をもってどんどんやめていくことが、大切です。

 

これからも「やりたくないこと」よりも、「やりたいこと」に集中できるように試行錯誤していきます。