記帳業務。Excelを使って入力作業時間を削減する。
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はじめに

税理士事務所の仕事として、記帳業務があります。

 

私の勤務する事務所でも、記帳業務はあり、
会社や事業に関する通帳のコピーや、現金出納帳、領収書等をお預かりして、
これらの帳票類から会計システムに入力をしていくことを、日々しています。

 

ただ、私はこの入力作業に時間を使うことがあまりいいとは思ってなくて、
できればクラウド会計システム等を使って自動化を勧めていきたいのですが、
現状上手くいってません。

 

どこに時間を使うか

税務申告は過去の数字を基に行いますので、
過去の数字をまとめいくことは重要なことなんですが、
過去の数字をまとめるのに時間を使いすぎないようにすることが大事で、

それよりも過去の数字を今後に活かすために時間を使いたいと考えており、
過去の数字を分析して未来の数字を予測し、

今後どう行動に移していくのかを考えることのほうが
重要であるとかんがえています。
(だからといって、過去の数字を作っていくことをないがしろにしているわけではありません。)

 

ちなみに、クラウド会計システムとは、
インターネットを通じて自動で会計情報を収集し、記帳が自動で行われるシステム
(設定等は自分でしないといけませんが)のことを言います。

 

記帳業務を少しでも自動化できれば、上記のことを実行する時間が取れますので、
最近はクラウド会計を使っていなくても、
記帳業務をできるだけ自動化できるように工夫しています。(限界はありますが)

 

現金支払い経費の仕訳はExcelで取り込む

現金で支払いしたものは、領収書をお預かりすることが多いので、会計システムへの入力は、

①領収書の日付、金額、内容等をExcelに打ち込んで集計して、Excel表から入力する

②領収書からダイレクトに入力する

のどちらかになるかと思います。

 

①を前提とするなら、入力作業はExcelと会計システムに1回づつ、
計2回することになり無駄が生じます。

できるだけ無駄が生じない様に、領収書の仕訳情報を集計したExcel表を加工して、
会計システムに取り込むということをしています。

 

ほとんどの会計システムには、Excel(CSV形式)を取り込む機能が備えてあるので、
Excel表を取込みに対応した形式に加工することで、
仕訳として取り込むことができ、入力が1回で済みます。
(ひな型を作っておけば、次月以降も流用できるので、より効率化が図れます)

 

また、Excel表も作成することを前提で話をしましたが、
このExcel表をお客さんの方で作成してもらうことができれば、
お客さんは、Excel表への入力を通して自分が使ったお金の確認をすることができますし、
私としてもExcel表の作成時間が短縮できます。

 

今まで事務所でExcel表を作っていたなら、
急にお客さんのほうで作ってもらうことは難しいですが、

お客さんが手書き等で作成されていたとかなら、Excel表で作成することを提案し、
これをメール等で送ってもらうことにすれば、それほど手間も変わらないので、
スムーズに移行していくことは可能です。
(ただ、Excelを使えない人もいるので、
ひな型を作成し、限定した箇所に入力してもらう様にお願いする必要はありますが)

 

おわりに

効率化といっても、いきなり劇的な効率化を図ることはまず無理で、
効率化をするためにはコツコツと作業を進め、
その考えを理解してもらい、協力してもらうことが不可欠です。

 

効率化を図るには、やりたくないことを見つけることからはじまるので、
自分の感じたことをスルーしないように気を付けています。