この記事の目次
はじめに
税理士事務所、会計事務所等で仕事をする上では
資料収集・情報収集のスピードが重要です。
特殊な取引があった場合や、一定の条件を満たした場合に
適用できる税制上の優遇措置等があり、
事前にそのような取引があるという情報を知っていれば、
優遇措置等の適用を受ける条件を伝えることもできるんですが、
事後的な報告では適用できないこともあります。
できるだけ早く資料や情報を収集することが必要です。
そのために、準備してもらう必要資料一覧の渡し方も重要かなと思っています。
いつでも見れるようにする
私は、自分のやることや、やりたいことは全てスマホにメモしていますので
(エバーノート等のアプリも使っています)、
資料等はスマホでやり取りできたほうが便利です。
スマホでやり取りできた方が便利・見やすいと考えている方には、
資料をPDF化してline等で送ることもあります。
特に、紙の資料を嫌がる人には、
スマホで直感的に見れるようにすると喜ばれることが多いです。
紙の資料は常に持ち歩きませんので、何を準備しないといけないのかを、
すぐに確認できるというのは、準備してもらう機会が多いということにもなります。
PDF化した資料をLine等で送る方法
①WordやExcelでファイルを作成。
➁➀のファイルをPDFで保存。
③Googleドライブ、Dropbox等のクラウドストレージに保存。
④スマホのアプリ（Googleドライブ、Dropbox等）にログイン。
⑤クラウド上のPDFをline等で送信。
（lineやChatworkをPCにダウンロードすれば、PCから直接送ることが可能です。）
写真で撮影して送れば楽なんですが、不鮮明なこともあり、スマートではありません。
データ等しかなく、紙の資料しかない時はスマホアプリの
「Scannable」や「office lens」で紙の資料を撮影して、
PDF化・ファイル化してから送っています。
少し手間ですが、アナログなものをデジタルなものに変換するのは楽しく、
さらにデジタルのものの方が見やすいので、私はそうしています。
おわりに
早くするだけなら、今までと同じで紙を郵送したり、メールで送ればいいかと思いますが、
受け取った方の立場に立って、どのような形であれば最も見やすいのか
を考えることも必要かと思います。
見やすければ、もしかしたら資料・情報の準備を早くしてもらえるかもしれない。
という淡い期待を抱いております。
