必要資料の一覧はスマホで見れるようにする。
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はじめに

税理士事務所、会計事務所等で仕事をする上では
資料収集・情報収集のスピードが重要です。

 

特殊な取引があった場合や、一定の条件を満たした場合に
適用できる税制上の優遇措置等があり、

事前にそのような取引があるという情報を知っていれば、
優遇措置等の適用を受ける条件を伝えることもできるんですが、
事後的な報告では適用できないこともあります。

 

できるだけ早く資料や情報を収集することが必要です。

そのために、準備してもらう必要資料一覧の渡し方も重要かなと思っています。

 

いつでも見れるようにする

私は、自分のやることや、やりたいことは全てスマホにメモしていますので
(エバーノート等のアプリも使っています)、
資料等はスマホでやり取りできたほうが便利です。

 

スマホでやり取りできた方が便利・見やすいと考えている方には、
資料をPDF化してline等で送ることもあります。

 

特に、紙の資料を嫌がる人には、
スマホで直感的に見れるようにすると喜ばれることが多いです。

 

紙の資料は常に持ち歩きませんので、何を準備しないといけないのかを、
すぐに確認できるというのは、準備してもらう機会が多いということにもなります。

 

PDF化した資料をLine等で送る方法

①WordやExcelでファイルを作成。

➁➀のファイルをPDFで保存。

③Googleドライブ、Dropbox等のクラウドストレージに保存。

④スマホのアプリ(Googleドライブ、Dropbox等)にログイン。

⑤クラウド上のPDFをline等で送信。

(lineやChatworkをPCにダウンロードすれば、PCから直接送ることが可能です。)

 

写真で撮影して送れば楽なんですが、不鮮明なこともあり、スマートではありません。

 

データ等しかなく、紙の資料しかない時はスマホアプリの
「Scannable」や「office lens」で紙の資料を撮影して、
PDF化・ファイル化してから送っています。

 

少し手間ですが、アナログなものをデジタルなものに変換するのは楽しく、
さらにデジタルのものの方が見やすいので、私はそうしています。

 

おわりに

早くするだけなら、今までと同じで紙を郵送したり、メールで送ればいいかと思いますが、

受け取った方の立場に立って、どのような形であれば最も見やすいのか
を考えることも必要かと思います。

 

見やすければ、もしかしたら資料・情報の準備を早くしてもらえるかもしれない。
という淡い期待を抱いております。