Excelで作成した「経費精算書」を会計ソフトへ取り込む方法。

はじめに

記帳作業が好きな人もいるかもしれませんが、私はあまり好きではなく、
あとでまとめてやろうと思ってたら、作業が溜まってしまい、
ストレスも溜まっていきます。

 

会計ソフトへの入力作業行う際に少しでも入力を減らそうと頑張っていまして、
会計ソフトへ直接入力するのではなくて、Excelを使って取り込むことで、
入力作業の時間を大幅に短縮することが可能です。

その際にExcelファイルへの入力作業が必要となってきますが、
これについては、自分で入力していくよりも、
お客さんの方で作成してもらうことにメリットがあると考えています。

 

基本的な考えは、こちらを参照してください。

記帳業務。Excelを使って入力作業時間を削減する。/TIME-TAX

 

そこで今日は、お客さんの方で入力してもらうための、
現金払いの経費一覧「経費精算書」の作成方法についてお話していきたいと思います。

 

必要な項目

使っている会計ソフトにもよりますが、Excelファイルを取込む際には、少なくとも

日付、科目コード(借方、貸方)、金額、摘要

の項目が必要です。

 

また、消費税の課税事業者の場合は、消費税コードが必要になったり、
補助科目や部門を採用している場合は、
補助科目コード、部門コードが必要になりますが、
今回は消費税・補助科目・部門は考慮しないで話を進めていきます。

 

経費精算書の作成方法

まず、下記の様に日付、科目コード(借方、貸方)、金額、摘要を作ります。

「勘定科目」欄には借方科目を入力して、
「(借)科目コード」は左の勘定科目のコードを指しています。

また、現金での支払いを前提としていますので
「(貸)科目コード」は全てに現金の科目コードを割り振っています。

 

そして、できるだけ入力する箇所を減らすために、
VLOOKUP関数を使って、勘定科目の名称から借方コード番号を自動で付番しています。
(数式は上の画像を参照)

 

 

上の画像は、VLOOKUP関数の参照シートです。

科目コードは上のように、勘定科目と対応させており、
VLOOKUP関数で自動付番させています。
(科目コードは利用している会計ソフトに対応した科目コードを入力しておいてください)

 

 

さらに、入力箇所を減らすために
勘定科目はあらかじめドロップダウンリストから選択できるようにしておきます。

これは、VLOOKUP関数で検索する値と、検索元の値が同じになるようにするためです。

 

次はこのプルダウンリストの設定の仕方です。

ドロップダウンリストの作成は、作成する勘定科目の範囲を選択して
⇒ データ ⇒ データ入力規制
を選択します。

 

 

次にリストにする値の範囲を選びます。
今回は別シート(シート2)にリストの一覧を作りましたので、
そちらを範囲選択します。

 

これで、プルダウンリストの作成は完了です。

 

そして、入力してもらう際に編集する必要がないセル(編集されたくないセル)
を隠すために、科目コード(借、貸)を非表示にして、
シート2を編集できない様に保護して非表示にしておきます。

こんな感じになります。

あとは、毎月これをメールでもらうか、
DropBoxやGoogleDriveで共有するかすればいいでしょう。

 

そして、毎月入力が完了したExcelファイルをもらったら、
該当シートをCSV形式に変更して、会計ソフトへ取り込むことができます。

 

会計ソフトによって、取込むために必要な項目や、
必要な項目の順番が異なりますので、Excelシートを作る前に、
必ず会計ソフトの取込み設定等は確認しておきましょう。

 

おわりに

今回お話したのは、会計ソフトへの入力作業を効率化する一つの方法です。

効率化しようと思えば、マクロ等のプログラミングの知識を持っていれば、
もっと効率化することも可能です。

マクロやプログラミングついては、勉強中で、いつかは使いこなせるようになりたいです。